Neuerdings stehen nicht nur an den BWB-Standorten in Nord und Südwest sowie in der Werkstatt am Hafen Hochleistungs-Scanner, sondern auch bei der BWB-Tochter Integra in Reinickendorf. Christoph Kalisch, Fachbereichsleiter Büro, und Gruppenleiter Steffen Göhring begleiten hier eine neue Digitalisierungsgruppe, die der BWB zuarbeitet. „Bei der Integra kümmern sich eine Bürokraft und zwei bis drei Mitarbeitende darum, die Akten zu scannen“, berichtet Kalisch. „Das läuft sehr gut.“ Er und Göhring tauschen sich regelmäßig mit dem Integra-Team aus, beantworten Fragen und helfen bei Problemen. „Nach einer gewissen Einarbeitungszeit kann das neue Team dann größere Aufträge erledigen.“
Der Bedarf ist auf jeden Fall da: Das Thema Digitalisierung nimmt seit Ende 2025 richtig Fahrt auf. Seit Mitte November digitalisiert das Team am Standort Südwest die Patientenakten einer privaten Onkologie-Praxis. „Sie haben schon rund 100.000 Seiten gescannt.“ Inzwischen hat die BWB auch die Akten der letzten 40 Jahre vom betreuten Jugendwohnen des Evangelischen Jugend- und Fürsorgewerk (EJF) am Hauptsitz in Heiligensee abgeholt und mit dem Scannen begonnen. „Nach der neuesten Rechtsprechung müssen solche Akten bis zu 100 Jahre aufbewahrt werden, damit die Betroffenen auch Jahrzehnte später die Unterlagen einsehen und ihre eigene Biografie besser nachvollziehen können“, erläutert Kalisch. „Die Digitalisierungsgruppe in der Westhafenstraße wird damit noch eine Weile beschäftigt sein.“
Viele Aufträge und neue Anfragen
Kurz vor Jahresende kam ein weiterer Großauftrag rein: Ein chemisches Analyseinstitut in Adlershof hat der BWB im Februar rund 1.800 Akten mit je etwa 350 Seiten übergeben. Für das Digitalisierungsteam in Südwest bedeutet das, insgesamt rund 600.000 Seiten zu scannen. Das Umwelt- und Bodenamt des Bezirksamts Reinickendorf hat der BWB knapp 900 Ordner anvertraut, die ab Juni in Nord gescannt werden. „Dabei sind auch großformatige Baupläne. Deshalb haben wir uns eigens einen Großformatscanner angeschafft, der Dokumente von bis zu 1,11 Meter Breite und 3 Meter Länge verarbeiten kann.“ Auch die Werkstatt am Hafen ist voll im Einsatz: Seit Anfang des Jahres werden dort interne Akten gescannt, seit März außerdem Personalakten des EJF Neukölln – 160 Ordner mit je 20 bis 30 Seiten. Im Anschluss wird dieses Team die Gruppe in Nord beim großen EJF-Auftrag unterstützen.
Neben den laufenden Projekten gibt es eine Reihe weiterer Anfragen. Der Kleingartenverein Tempelhof möchte 3.000 Mitgliederakten digitalisieren lassen. Eine Physiotherapiepraxis hat ebenfalls angefragt und auch vom Amt für Soziales des Bezirksamts Reinickendorf erwartet Kalisch noch einen Auftrag. „Solche eher kleinen Aufträge können wir sehr gut zwischendurch abarbeiten.“
Spannend ist zudem eine Anfrage des Landesarchivs Berlin: „Da geht es um 15 Kilometer Akten! Dieser Auftrag wird allerdings voraussichtlich von der dortigen Betriebsintegrierten Gruppe (BiG) bearbeitet.“ Eine Anfrage für einen Großauftrag kam auch von der Senatsverwaltung für Finanzen. „Das wären dann Akten im Millionenbereich, konkret ist das aber noch nicht.“
Die Nachfrage nach Digitalisierungsleistungen wächst also spürbar. „Wenn wir nur einen Teil der angekündigten Aufträge tatsächlich realisieren können, sind wir bis Ende des Jahres voll ausgelastet.“
