Seit dem Frühjahr 2023 bietet die BWB das professionelle Digitalisieren von Akten als Dienstleistung für Unternehmen und Verwaltungen an. Neben dem gesamten Aktenbestand der BWB-Tochter Integra und einem Großteil der eigenen Akten haben die Mitarbeitenden an den Standorten Südwest, Nord und Werkstatt am Hafen bereits kleinere und größere Digitalisierungsaufträge für Unternehmen erledigt.
In diesem Jahr war unter anderem ein Großauftrag des langjährigen Kooperationspartners ABB Kaufel dabei. 4.800 Akten mit zusammen 760.000 Seiten haben die Mitarbeitenden eingescannt, benannt und abgespeichert. Große Hoffnung hatte sich die BWB auf den Berliner Senat als Kunde gemacht. Ursprünglich hatte sich Land mit dem E-Government-Gesetz von 2016 verpflichtet, bis Ende 2025 sämtliche Akten zu digitalisieren. Seit Jahren verzögert sich das Vorhaben jedoch und durch den Anfang Oktober 2024 verhängten Ausgabenstopp liegt es derzeit fast ganz auf Eis. „Wir haben zwar einige Anfragen von Senatsbetrieben, Ämtern und Behörden, die Ihre Bedarfe angemeldet haben. Aber wegen der Haushaltssperre und der Unklarheit, wie sich Berlin im Bereich Digitalisierung aufstellt, passiert da erst mal nichts“, sagt Jens Jannasch, Leiter der Betriebsintegrierten Gruppen (BiG) in der BWB und (noch) Projektleiter Digitalisierung. Den Job gibt Jannasch demnächst an den neuen Fachbereichsleiter Büro, Christoph Kalisch, ab.
Immerhin digitalisieren die BWB-Mitarbeitenden derzeit für den Bezirksbürgermeister von Treptow-Köpenick sämtliche Gesprächsprotokolle der letzten Jahre. „Die digitalisierten Aktenbestände gehen dann ins Landesarchiv, in dem wir ja auch eine BiG haben“, so Jannasch. „Da schließt sich der Kreis.“
Hohe Anforderungen
Außerdem will eine Senatsverwaltung ihre Akten von der BWB digitalisieren lassen. Die Vorbereitungen laufen bereits. „Hier geht es zum Teil um sehr sensible, auch personenbezogene Daten. Die Anforderungen sind besonders hoch und wir müssen gemeinsam herausfinden, wie wir sie erfüllen können und wo wir an unsere Grenzen stoßen“, erklärt Jannasch. „Datenschutzkonformes Arbeiten ist hier enorm wichtig.“
Außerdem gehe es um Fragen wie die, wer den Raum während des Einscannens betreten und wer den Rechner bedienen dürfe. Oder wie die Akten geschützt seien, wenn Besuchergruppen vorbeikommen. Und wie sichergestellt werde, dass die BWB-Mitarbeitenden nicht überwacht werden, obwohl in bestimmten Bereichen der Digitalisierung eventuell Kameras installiert werden müssen. „Es ist gut, an einem so hohen Standard zu lernen. Das hilft uns für künftige Projekte.“
Auch mit dem Landesarchiv Berlin und dem Landesamt für Flüchtlingsangelegenheiten ist die BWB bereits im Gespräch. „Aber weder für das Personal in den Behörden noch für Dienstleister ist gerade Geld da.“ Im Landesamt für Gesundheit und Soziales würde Jannasch sogar am liebsten eine BiG einrichten, die sich auch ums Digitalisieren der Akten kümmert, die das Haus nicht verlassen dürfen.
Derweil arbeiten die Mitarbeitenden eine Reihe kleinerer Aufträge ab: von Ärzten und Wohnungsbaugenossenschaften zum Beispiel. Aktuell steht ein Digitalisierungsauftrag für den Deutschen Museumsbund und die Senatsverwaltung für Kultur an. Wichtig sei immer, dass kein großer Zeitdruck bestehe. „Wir sind sehr offen für gemeinsame Projekte, sind flexibel und haben mittlerweile auch viel Kompetenz darin, Unternehmen bei ihren Projekten zu beraten“, so Jannasch.
