Vor rund einem Jahr hat die BWB die ersten Digitalscanner angeschafft und inzwischen bereits mehr als 1,3 Millionen Aktenseiten professionell digitalisiert: darunter den gesamten Bestand der BWB-Tochter Integra, immerhin knapp 1.300 Akten, die Akten des Auftragsmanagements und der Buchhaltung der BWB. „Anfangs hatten wir das Ziel im Jahr eine Million Seiten zu schaffen. Jetzt sind wir trotz der Einarbeitungsphase in zehn Monaten schon deutlich weiter, und das ganz ohne Druck“, sagt Jens Jannasch, Leiter der Betriebsintegrierten Gruppen in der BWB und Projektleiter Digitalisierung. „Dank guter Vorbereitung, professioneller Geräte und der reibungslosen Zusammenarbeit im gesamten Projektteam schaffen wir deutlich mehr, als wir anfangs zu träumen gewagt haben.“ 

Die BWB bietet das professionale Digitalisieren von Akten als neue Dienstleistung für Unternehmen und Verwaltungen an. Dazu gehört auch, die Dokumente nach einem mit dem Kunden abgesprochenen System zu benennen und mit einer OCR-Kennung zu versehen. Dank dieser automatischen Texterkennung lassen sich die Dateien nach beliebigen Begriffen durchsuchen. „Wir haben inzwischen den ersten Großauftrag für ein anderes Unternehmen erledigt“, berichtet Jannasch. Kunde ist ABB Kaufel, Hersteller von Sicherheitsbeleuchtung und Stromversorgungssystemen und langjähriger Kooperationspartner der BWB. Das Unternehmen ist an einen neuen Standort gezogen, an dem es keinen Platz mehr für den Archivkeller gibt. Dort lagerten bislang unter anderem die ganzen Schaltpläne für die verschiedenen ABB-Systeme sowie Verträge und Korrespondenzen. 

Deshalb hat die Firma bei der BWB angefragt, ob sie die ganzen Akten professionell digitalisieren kann. „Wir sind hingefahren, haben uns alles angesehen und eine Probeakte eingescannt. Das Ergebnis kam so gut an, dass wir schon eine Woche später zusammen mit Mitarbeitenden der Integra und aus der BWB-Nord den ganzen Archivkeller ausgeräumt und an unsere Digitalisierungs-Standorte Südwest, Nord und Werkstatt am Hafen gebracht haben.“ 

Vor dem Scannen bereiten mehrere Mitarbeitende zunächst die Akten vor. Dazu gehört zum Beispiel, von den herausgenommenen Seiten Tacker- und Heftklammern zu entfernen und die Aktenreiter mit speziellen Aufklebern zu kennzeichnen, um sie anschließend richtig benennen und abspeichern zu können. Ein bis zwei Mitarbeitende bedienen dann die Scanner. Die in Deutschland gefertigten Geräte können nahezu alles erfassen, von hauchdünnem Thermopapier bis zu Karton. 

„Selbst brüchiges, eingerissenes Papier ist kein Problem, da es über Bänder und nicht über Rollen transportiert wird und somit kein mechanischer Druck ausgeübt wird.“

Eingespieltes Team und gutes Equipment

Innerhalb von viereinhalb Monaten haben die BWB-Mitarbeitenden 4.800 Akten von ABB Kaufel mit insgesamt 760.000 Seiten eingescannt. „Ursprünglich hatten wir gedacht, dass wir viel länger dafür brauchen werden. Aber unsere Leute sind inzwischen ein so gut eingespieltes Team, dass sie richtig schnell damit durch waren.“ Die ABB-Akten kamen am Ende auf ein Datenvolumen von 64 Gigabyte (GB). Nachdem die BWB die Dateien über ein von ABB Kaufel zur Verfügung gestelltes verschlüsseltes System versendet hat und diese bestätigt haben, sämtliche Akten digital erhalten zu haben, hat die BWB die Originale vernichtet. „Datenschutz und Datensicherheit haben für uns oberste Priorität.“

Auch mit verschiedenen Senatsverwaltungen und Bezirksämtern sind Jannasch und sein Team bereits im Gespräch. Berlin hat sich mit dem E-Government-Gesetz verpflichtet, bis Ende 2025 seine Akten zu digitalisieren. Das Ganze verzögert sich allerdings und derzeit ist unklar, wann es tatsächlich losgeht. „Für das Landesarchiv Berlin haben wir bereits erfolgreiche Probescans des Fotoarchivs gemacht“, so Jannasch. „Nun hoffen wir, dass sich daraus mehr ergibt.“ Mit einer Rehaklinik hat die BWB ebenfalls bereits über die Digitalisierung von Bauplänen und anderen Unterlagen gesprochen. „Unternehmen und Verwaltungen haben viele Vorteile , wenn wir ihre Akten professionell digitalisieren. Wir haben die Technik und die personellen Ressourcen“, sagt Jannasch. Und für die BWB sei ein großer Vorteil, dass so viele unterschiedliche Mitarbeitende eingebunden werden könnten, weil von einfachen bis komplexeren Aufgaben alles dabei sei. „Sogar der Beschäftigungs- und Förderbereich macht mit und trennt von nicht mehr verwendbaren Ordnern Metallteile wie Bügel und Metallstreifen von der Pappe, sodass beides getrennt entsorgt werden kann.“ Alle Mitarbeitenden seien hoch motiviert und mit Begeisterung dabei.